De teamprestaties zijn zwak, de klant is ontevreden. Wat te doen?

Je maakt deel uit van een team, jullie werken aan een gezamenlijk project en je stelt vast dat niet iedereen op dezelfde golflengte zit.

Jullie werken dus niet écht samen. Elkeen stelt zijn eigen persoonlijke doelstellingen en wensen als de meest belangrijke voorop. De onderlinge communicatie verzandt en volstaat niet meer om jullie verschillende standpunten op elkaar af te stemmen. Iedereen doet onderbewust zijn eigen ding, zonder met elkaar af te spreken. Jullie klanten voelen dat de teamprestatie ontbreekt en maken druk, de eerste bezwaren vallen, en jullie beginnen elkaar te beschuldigen. Iedereen zoekt de fout eerder bij de andere dan bij zichzelf.

Dit alles maakt duidelijk dat jullie de gemeenschappelijke basis, jullie belangrijkste doel, uit het oog verloren. En jullie teamleider schijnt het niet echt in te zien, of reageert minstens toch onaangepast aan de situatie.

Wat kan jij als teamlid doen?

Hoe kan je alle betrokkenen opnieuw op een gemeenschappelijke basis krijgen, zonder dat je jezelf – ten koste van de teamleider – te sterk profileert?

Het is in elk geval belangrijk om altijd het beste voor de klanten als uitgangspunt te behouden. Je moet dus niet gewoon de rol van de teamleider overnemen en hem daardoor ondermijnen, doch met een zekere finesse handelen. Als je jezelf te veel op de voorgrond plaatst, zonder dit op voorhand met je teamleider besproken te hebben, zou een negatieve dynamiek kunnen ontstaan: je kunt hem daardoor ongewenst in de rug vallen en hij zou bij de andere teamleden zijn gezicht kunnen verliezen.

Hoe zoek ik het gesprek op met mijn teamleider?

Beschrijf hem open en zakelijk de situatie zoals jij die ervaart, zonder iemand als schuldige aan te wijzen, maar ook zonder de situatie mooier voor te stellen dan ze is. Misschien heeft hij zelf ook dezelfde bedenkingen als jij, maar nog niet de tijd om op de situatie in te spelen. Je kunt je aan drie verschillende reacties van hem verwachten:

Reactie 1:

Hij staat helemaal niet open voor je mededeling en blokt die af omdat hij jouw waarneming niet deelt.

• Conclusie: vanaf nu ligt de verantwoordelijkheid alleen bij jouw teamleider en niet meer bij jou. Je hebt gedaan wat mogelijk was. Je hebt ook geen fout begaan, wel integendeel. Als je teamleider niet over de zelfreflectie beschikt om zichzelf (of de situatie binnen het team) kritisch te beoordelen en misschien zelf in te zien dat hij iets overzien heeft, of dat niet alles loopt zoals het hoort, dan moet hij daarvan maar alleen de gevolgen dragen. Ook hij, net als elke ander mens, is niet vrijgesteld om fouten te maken, en moet dus ook uit de gevolgen daarvan zijn lessen trekken.
  Doet hij dat niet, dan is hij op termijn niet geschikt als leidinggevende.

Reactie 2:

Hij staat open voor je observatie en luistert geconcentreerd. Jouw mening ziet hij echter anders.

• Conclusie: de zaak is nog niet verloren. Kom met je teamleader overeen dat je na een overeengekomen tijd, nog eens over het thema samen van gedachten wisselt, bijvoorbeeld na 14 dagen. Dit geeft je teamleider de kans om voor zichzelf na te gaan of hij tot dezelfde besluiten komt als jij, en om in functie daarvan maatregelen te nemen die tot een oplossing kunnen leiden.

Reactie 3:

Hij waardeert jouw mening en bedankt je daarvoor. Jullie overleggen samen hoe jullie de situatie binnen het team kunnen verbeteren. Je biedt hem jouw steun aan, omdat je het vertrouwen van de andere teamleden hebt, en de manier waarop ze de dingen zien van zeer dichtbij kunt waarnemen.

• Conclusie: Dit is de ideale aanzet om tot een oplossing te komen. Het zal jullie lukken om de focus van het team opnieuw op jullie feitelijk en belangrijkste doel te richten. Jullie gemeenschappelijk succes en dat van het bedrijf wordt hierdoor gegarandeerd. Wat jij eraan wint, is dat je zelfvertrouwen en waarnemingsvermogen versterkt is. De voorzichtige omgang met de situatie heeft bewezen dat die voor je team zowel als de onderneming waardevol was. De samenwerking zal jullie allen snel opnieuw vreugde brengen en bijkomstigheden rijten jullie niet langer nodeloos uit mekaar. En wie weet worden je in de toekomst ook opdrachten als teamleider toevertrouwd.

Het is uiteindelijk nu aan je teamleider om jouw engagement ook te erkennen bij je team en lovend te spreken over je steun: “Je hebt soeverein, met inzicht en proactief gehandeld en je gevoel voor logica gevolgd.” Een goede leider herkent dit en weet dit absoluut ook te waarderen. Hij zal zijn team te allen tijde aanmoedigen om met aanmerkingen en voorstellen naar hem te komen. Een slechte leider zal het lof voor zichzelf behouden en het succes voor zichzelf opeisen. Deze manier van handelen zou zeer spijtig zijn, want het zal je zeker niet motiveren een volgende keer nog eens naar hem te gaan.

Heb je dergelijke situatie al eens meegemaakt, en hoe heb je op dat moment gehandeld? Vind je het moeilijk om op deze manier je teamleider te benaderen? Of is er een vertrouwensrelatie tussen jullie, zodat dergelijke stappen niet zwaar vallen?

Mocht je nog meer over dit thema willen lezen, bekijk dan nog eens hoofdstuk 4 van mijn boek „De onderneming ben JIJ!“ Daar kan je nog meer aspecten en impulsen betreffende het thema teamprestatie vinden.

Ik wens je veel succes en plezier!

Beste groeten,
Patrick Vergult
Good is not enough